مدیریت زمان فرایند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه از زمان صرف شده برای فعالیت های خاص ، به ویژه برای افزایش اثربخشی ، کارآیی و بهره وری است .
مدیریت زمان شامل یک عمل دستکاری خواسته های مختلف از طرف شخص در رابطه با کار ، زندگی اجتماعی ، خانوادگی ، سرگرمی ، منافع شخصی و تعهدات با ظرافت زمان است. استفاده از مدیریت زمان به طور موثری به فرد " انتخاب " برای هزینه کردن / مدیریت فعالیتها در زمان و مصلحت خودش می دهد. مدیریت زمان ممکن است توسط طیف وسیعی از مهارتها ، ابزارها و تکنیکهای مورد استفاده برای مدیریت زمان هنگام انجام وظایف ، پروژه ها و اهداف خاص مطابق با موعد مقرر ، یاری شود. در ابتدا ، مدیریت زمان فقط به فعالیتهای شغلی یا شغلی اشاره می کرد ، اما در نهایت این عبارت شامل فعالیتهای شخصی نیز شد. سیستم مدیریت زمان ترکیبی طراحی شده از فرآیندها ، ابزارها ، تکنیک ها و روش ها است. مدیریت زمان معمولاً یک ضرورت در توسعه هر پروژه استزیرا زمان و دامنه اتمام پروژه را تعیین می کند. همچنین درک این نکته مهم است که تفاوت فنی و ساختاری در مدیریت زمان به دلیل تغییر در مفاهیم فرهنگی زمان وجود دارد.
مدیریت زمان فرایند برنامه ریزی و کنترل میزان زمان صرف فعالیت های خاص است. مدیریت زمان خوب فرد را قادر می سازد در مدت زمان کوتاه تری کامل شود ، استرس را کاهش می دهد و به موفقیت شغلی منجر می شود .
توانایی مدیریت وقت خود به طور مؤثر مهم است. مدیریت زمان خوب منجر به بهبود بهره وری و بهره وری ، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت زمان به طور موثر آورده شده است:
تهیه و دنبال کردن یک برنامه کاری باعث کاهش اضطراب می شود. وقتی موارد را در لیست "برای انجام" خود بررسی می کنید ، می توانید پیشرفت محسوسی را ببینید. این به شما کمک می کند تا از نگرانی در مورد اینکه آیا کارها را انجام می دهید ، دچار احساس استرس نشوید.
مدیریت زمان خوب به شما فرصت اضافی می دهد تا در زندگی روزمره خود بگذرانید. افرادی که می توانند به طور موثری مدیریت کنند ، از داشتن وقت بیشتری برای صرف سرگرمی یا سایر کارهای شخصی لذت می برند.
مدیریت زمان به فرصتهای بیشتری منجر می شود و زمان کمتری در فعالیت های بی اهمیت هدر می رود. مهارت های خوب مدیریت زمان ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و برنامه ریزی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است .
افرادی که مدیریت زمان خوبی دارند ، قادر به دستیابی به اهداف و اهداف بهتر هستند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام می دهند.
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان ، بیایید به چند روش برای مدیریت موثر زمان نگاه کنیم:
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت طبقه بندی کنید. به عنوان مثال ، به کارهای روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که موارد زیر است:
مهم و فوری: این کارها را فوراً انجام دهید.
تعیین محدودیت زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می کند تا بیشتر متمرکز و کارآمد باشید. انجام تلاش اضافی کوچک برای تصمیم گیری در مورد چقدر زمان برای اختصاص هر کار نیز می تواند به شما در تشخیص مشکلات احتمالی قبل از بروز کمک کند. از این طریق می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال ، فرض کنید لازم است که برای یک جلسه ، پنج بررسی بنویسید. با این حال ، شما می دانید که تنها در زمان باقی مانده قبل از جلسه می توانید چهار مورد از آنها را انجام دهید. اگر از قبل به خوبی از این واقعیت آگاه شوید ، می توانید به راحتی نوشتن یکی از بررسی ها را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال ، اگر پیش از این زحمت کشیده نشده بودید که وظایف خود را بررسی کنید ، شاید تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمان خود نشده باشید. در آن مرحله ، ممکن است پیدا کردن کسی که یکی از بررسی ها را به آنها واگذار کند ، بسیار دشوارتر باشد و متناسب کردن این کار برای روزها نیز برای آنها دشوارتر است.
هنگام انجام کارهای زیادی بدون استراحت ، متمرکز و با انگیزه ماندن سخت تر است. به برخی از خرابکاری ها بین کارها اجازه دهید تا سرتان پاک شود و خود را تازه کنید. فکر کنید چرت زدن کوتاه ، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن کنید.
از تقویم خود برای مدیریت زمان طولانی تر استفاده کنید. مهلت های پروژه ها یا کارهایی را که بخشی از تکمیل پروژه کلی است ، بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی می تواند بهترین کار را برای اختصاص دادن به کارهای خاص داشته باشد. به عنوان مثال ، ممکن است شما نیاز دارید که یک جلسه را برای بحث در مورد جریان پول در یک روز که می دانید شرکت CFO در دسترس است ، برنامه ریزی کنید.
از بین بردن فعالیتها یا کارهای اضافی بسیار مهم است. آنچه قابل توجه است و چه چیزی سزاوار وقت شما است را تعیین کنید. از بین بردن وظایف و فعالیتهای غیر ضروری بیشتر وقت شما را صرف می کند تا صرف چیزهای مهم و مهم شوید.
اطمینان حاصل کنید که هر روز با ایده ای واضح از کارهایی که باید انجام دهید شروع می کنید - آنچه باید انجام شود آن روز. این عادت را در نظر بگیرید که در پایان هر روز کاری ، پیش بروید و لیست "انجام دادن" خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می توانید صبح روز بعد در حال دویدن بر روی زمین باشید.
بیایید عواقب مدیریت زمان ضعیف را نیز در نظر بگیریم.
عدم توانایی در پیشبرد برنامه و رسیدن به اهداف به معنای کارآیی ضعیف است. به عنوان مثال ، اگر چندین کار مهم برای انجام کار وجود دارد ، یک برنامه مؤثر برای تکمیل وظایف مرتبط با یکدیگر یا پی در پی خواهد بود. با این حال ، اگر برنامه ریزی از پیش ندارید ، می توانید در انجام کارهای خود به جهش و عقب یا عقب برگردید. این به معنی کاهش کارآیی و بهره وری پایین تر است.
مدیریت زمان ضعیف منجر به اتلاف وقت می شود. به عنوان مثال ، با صحبت کردن با دوستان در رسانه های اجتماعی ضمن انجام یک تکالیف ، خود را منحرف می کنید و وقت خود را هدر می دهید.
با دانستن اینکه کار بعدی چیست ، شما از دست دادن کنترل زندگی خود رنج می برید. این می تواند به بالاتر استرس و اضطراب کمک کند.
مدیریت زمان ضعیف به طور معمول باعث می شود کیفیت کار شما رنج ببرد. به عنوان مثال ، با عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت را به خطر می اندازد.
اگر مشتری یا کارفرمای شما نتوانند به شما در انجام وظایف به موقع اعتماد کنند ، انتظارات و برداشت های شما از شما تحت تأثیر منفی قرار می گیرد. اگر مشتری نتواند به شما اعتماد کند تا کاری را به موقع انجام دهد ، احتمالاً کار خود را در جای دیگری انجام می دهد.
مهارت های مدیریت زمان به توانایی اولویت بندی کارها و فعالیت ها اشاره می کند و سپس زمان مناسب را به فعالیت درست اختصاص می دهد.
در سازمانها ، مهارتهای مدیریت زمان به توزیع ساعتهای کاری اشاره دارد به گونه ای که اسلات زمانی خاص با توجه به اهمیت خود به فعالیت ها اختصاص داده می شوند تا بتوانند از زمان موجود استفاده بهینه و بهره وری شخصی در محیط کار حداکثر کنند.
مدیریت زمان گاهی اوقات به عنوان "بودجه ریزی زمان" نیز گفته می شود ، جایی که زمان یک منبع محدود است و استفاده کارآمد به جای کار سخت نیاز به کار هوشمند دارد.
قطعاً مدیریت زمان آسانتر از آنچه گفته می شود ، گفته می شود. با این حال ، همه تلاشها ارزش این را دارند زیرا با ترفندهای جزئی در روال خود ، شما قادر خواهید بود برای هر کاری که باید انجام دهید وقت بگذارید. در زیر برخی از دلایلی که اهمیت مدیریت مدیریت اهمیت داده شده است:
زمان یک منبع محدود است . این یک واقعیت شناخته شده است که زمان نه می تواند ذخیره شود و نه قرض گرفته می شود. مهم نیست که چطور می توانید آنرا تکه تکه کنید ، یک روز همچنان همان 24 ساعت را خواهد داشت. بنابراین ، برای به دست آوردن همه کارهای خود و داشتن حس موفقیت ، مهم است که نه تنها اهمیت آن را تصدیق کنید ، بلکه باید به مدیریت روزمره در امور روزمره نیز تمرین کنید.
حتی در موارد زمان محدود و فشار زیاد در محل کار ، مهارت های مدیریت زمان می توانند با اجازه کمی یا بدون تعلل به شما در موفقیت و پیشرفت در رده های مختلف کمک کنند. در زیر نکاتی وجود دارد که می تواند به شما در بهبود مهارت های مدیریت زمان کمک کند:
حتما 7-8 ساعت خواب داشته باشید. این ممکن است بی ربط به نظر برسد اما در حقیقت یکی از مؤثرترین نکات برای این هدف است. خواب قربانی به منظور به دست آوردن ساعات اضافی ممکن است ایده خوبی برای افزایش بهره وری به نظر برسد. با این حال ، برای عملکرد بهینه بدن و ذهن شما مهم است که حداقل 7 تا 8 ساعت در روز بخوابید ، بدون آنکه ارزش این زمان استراحت را کمترین ارزش را ارزیابی کنید.
آموزش تکنیک های مدیریت زمان مؤثر برای کارمندان می تواند ابزاری اساسی برای تضمین این باشد که زمان به صورت عملی و عاقلانه سپری شود.
بدون مدیریت زمان عملی ، در واقع ممکن است خود را با داشتن کارمندانی پیدا کنید که در تلاش هستند پروژه را با مهلت به پایان برساند یا کارهای اساسی را تا روزهای پایانی به اتمام برساند. به آنها می آموزد مهارت لازم را برای مدیریت زمان خود داشته باشند و واقعاً می توانند عملکرد کارشان را به طرز چشمگیری بهبود بخشند .
الهام بخشیدن به کارکنان خود در مورد چگونگی توسعه مدیریت زمان خوب ، در واقع خیلی فکر نمی کند که مشکل باشد انجام کار کارآمد نه تنها عملکرد شرکت را بهبود می بخشد بلکه باعث رضایت کارگران نیز خواهد شد زیرا آنها می دانند که تمام تلاش خود را انجام داده اند.
بعضی از افراد به طور طبیعی در مدیریت زمان خوب هستند و هر مهارتی که به آنها یاد می دهید در واقع باعث می شود که آنها بیشتر بارور شوید. بنابراین چرا باید مهارت های مدیریت زمان را به کارمندان خود آموزش دهید؟ در این مقاله به تکنیک های موثر مدیریت زمان می پردازیم که باید به کارمندان خود آموزش دهید تا آنها را بارورتر کنید.
تفویض کار یک روش بسیار مهم مدیریت زمان است که در واقع می تواند به صرفه جویی در وقت کمک کند. شما باید به کارمندان خود بیاموزید که چگونه کار خود را در مراحل کوچک و آسان مدیریت کنند. هنگامی که به تنهایی کار می کنید ، کارهای کمتری انجام می دهید اما وقتی تکلیف خود را به سایر کارمندان واگذار می کنید ، کار نه تنها سریع تر انجام می شود بلکه بهتر نیز انجام می شود.
هر فرد توانایی های منحصر به فرد خود را دارد و وقتی کار را به اشتراک می گذارید متوجه خواهید شد که کار در کمترین زمان ممکن به روشی بهتر انجام می شود و در نتیجه بهره وری شرکت افزایش می یابد .
تخریب معمولاً در نتیجه ترس از شکست یا حتی موفقیت یا باور داشتن این است که شما نمی توانید کارها را کاملاً انجام دهید. شخصیت های بی تفاوتی و متلاشی تمایل به تعویق انداختن دارند. برای مدیریت زمان مؤثر ، باید به کارکنان خود خطر تعلیق را بیاموزید و چرا حتی نباید به فکر تعویق کار خود باشند. خرابکاری نه تنها زمان زیادی را مصرف می کند بلکه باعث کاهش بهره وری شرکت نیز خواهد شد.
تعرض در واقع مشکل خاصی را حل نمی کند بلکه از آن جلوگیری می کند. نکته غم انگیز این است که حتی اگر امروز از مشکلات خود فرار کنید ، فردا با مشکلات بیشتری از خواب بیدار خواهید شد. کارمندان شما هرگز نباید تعویق را به عنوان گزینه در نظر بگیرند. آنها باید مهم باشند که مهم نیست که این کار چقدر سخت باشد. این باعث صرفه جویی در زمان خواهد شد.
شما باید به کارمندان خود آموزش دهید که چگونه کارهایی را انجام دهند و همچنین چگونگی طبقه بندی هر کار و اولویت بندی با توجه به فوریت یا اهمیت آنها. بیشتر کارمندان وقت زیادی را صرف انجام کارهایی می کنند که در آن لحظه اولویت ندارند و از این طریق باعث کاهش بهره وری شرکت می شوند.
هنگامی که برای هر وظیفه اولویت بندی می کنید ، نه تنها زمان آسان برای حل مسائل مهم خواهید داشت بلکه به شما اطمینان می دهد که مشتریان مشکلات خود را به موقع حل می کنند. وقتی به کارمندان خود می آموزید که چگونه کار خود را اولویت بندی کنند ، در وقت خود صرفه جویی می کنند که در غیر این صورت برای انجام کارهایی که مهم نیستند صرفه جویی می شوند.
آزادی کارمندان به خود بودن نه تنها باعث افزایش بهره وری نمی شود بلکه باعث صرفه جویی در وقت نیز می شود. بعضی از کارمندان با انجام کارهای ناخوشایند بهترین کار را می کنند در حالی که بعضی از آنها وقتی کار خود را از وسط شروع می کنند به بهترین وجه کار می کنند. شما باید یاد بگیرید که قدردانی کنید که هر یک از اعضای کارمندان شما بی نظیر هستند و هر یک کار خود را متفاوت انجام می دهند.
یکی از جنبه های مهم تکنیک های موثر مدیریت زمان ، این است که به کارکنان خود این آزادی را بدهید که خودشان باشند. تا زمانی که کار به موقع انجام شود ، در واقع فرقی نمی کند که آنها در ابتدا گام بردند.
برخی از کارمندان ممکن است اگر کار فوری یا دشوارترین کار را انجام دهند ، کارآمدتر کار کنند و اول آن را انجام دهند ، در حالی که دیگران در شروع کار با کارهایی که انجام می دهند بهتر عمل می کنند و بعداً به موارد دشوار می روند. مطالعات نشان می دهد که کارمندان وقتی به آنها آزادی داده می شود که کار خود را انجام دهند ، در سطح خود به بهترین شکل عمل می کنند. شما در واقع نمی توانید به کارمندان خود آموزش دهید که آزاد باشند ، اما می توانید هنگام انجام وظایف خود به آنها آزاد باشید.
یکی از جنبه های تکنیک مدیریت زمان ، آموزش کارمندان به شماست که کار باید انجام شود. آیا آنها پروژه را برای روزهایی که فقط بلافاصله انجام وظیفه می دانند می ترسند. به آنها بیاموزید که کار باید به طریقی انجام شود و از این رو نباید سعی کنید از آنها جلوگیری کنید.
به آنها اطلاع دهید که نحوه نزدیک شدن به تکالیفی که به آنها داده شده است ، در بررسی عملکرد ، پتانسیل ارتقاء و درآمد آنها تفاوت ایجاد می کند . وقتی کارمندان شما این را می دانند ، آنها همیشه تلاش می کنند به موقع کارهایی با کیفیت انجام دهند.
با پاداش دادن به کارمندان خود به روش های کوچک یا اینکه آنها را به خود پاداش دهید ، به آنها الهام می دهید تا کار را به صورت کارآمد و به موقع انجام دهند. هر کارمند دوست دارد وقتی که کارهای بزرگی انجام می دهد شناخته شود و وقتی با انجام این کار سخت خود را به آنها پاداش می دهید ، اخلاقی آنها را تقویت می کنید که باعث افزایش کیفیت کار آنها می شود و همچنین در زمان تحویل آنها بهبود می یابد.
وقتی برای اولین بار شروع به تدریس به کارمندان خود در زمینه مدیریت زمان کردید ، به کارکنان خود بخواهید یک هفته از کارهایی که در طول روز انجام می دهند ، ثبت کنند و سپس آنها را به تجزیه و تحلیل سیاهه ای که در آن نگه داشته شده اند بپردازید و هر وقت تلف شده را جستجو کنید. اگر در این صورت کمک می کنید تا زمان تلف شده را به حداقل ممکن نگه دارید ، در این صورت می توانید به آنها کمک کنید تا از آن زمان برای انجام کارهای مفید استفاده کنند.
به یاد داشته باشید که تمرکز بر مدیریت زمان در واقع تغییر رفتار شما است نه تغییر زمان. شما باید به کارمندان خود آموزش دهید که چگونه اتلاف وقت را از بین ببرید. به عنوان مثال ، می توانید برای تعیین هدف عدم برقراری تماس شخصی در حین کار ، آنها را به چالش بکشید و ببینید چه کسی وقت زیادی را پس انداز می کند. با کمک به کارمندان خود در ایجاد اهداف مدیریت زمان ، به آنها کمک خواهید کرد تا در ارائه خدمات خدمات بیشتری داشته باشند.
مدیریت زمان بسیار مهم است به خصوص اگر می خواهید شرکت شما در ارائه خدمات کارآمدتر و کارآمد باشد. ممکن است کارکنان شما از اهمیت مدیریت زمان مطلع نباشند ، اما اگر با پیروی از تکنیک های موثر مدیریت زمان ذکر شده در بالا به آنها آموزش دهید ، از نظر ارائه خدمات نتیجه مثبت خواهید دید.
"شما نمی توانید زمان گمشده را جبران کنید. فقط می توانید در آینده بهتر عمل کنید.
آیا در تلاش برای یافتن وقت خارج از هیاهوی روزمره زندگی خود هستید؟ آیا زندگی کاری 9-5 شما تمام وقت شما را می طلبد یا اینکه همه کارهای خود را به سمت آخر هفته و بعد از آن به هفته بعد سوق می دهید؟
اگر جواب مثبت همه سؤالات فوق "بله" است ، احتمالاً باید "TIME" خود را مدیریت کنید.
مدیریت زمان یک مهارت بسیار مهمی است که بیشتر افراد مایل به بهبود آن هستند. با این حال ، آنها دائماً به دنبال راههایی هستند که بتوانند زمان را مدیریت کنند. اگرچه استراتژی های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد ، برخی از آنها وجود دارد که برای هر موقعیتی کار می کنند.
بدون آزار و اذیت بیشتر ، در اینجا اصول مهم و اصلی مدیریت زمان وجود دارد که به شما در زندگی سالم و متعادل کمک می کند.
همچنین می توانید از ابزارهای مختلف برنامه ریزی شخصی برای برنامه ریزی و سازماندهی برنامه خود استفاده کنید. این ابزارها شامل تقویم ها ، نمودارهای دیواری ، نوت بوک ها ، برنامه ریزان الکترونیکی ، دفترچه های جیب و کارت های فهرست بندی هستند. تمام کارها و برنامه های خود را طوری لیست کنید که بتوانید در ابزار برنامه ریزی خود روی اولویت های خود تمرکز کنید.
در هنگام استفاده از ابزار برنامه ریزی موارد مهم زیر را در نظر بگیرید:
در پایان هر روز کاری ، چند دقیقه سرمایه گذاری کنید تا به سرعت لیستی از کارهایی را انجام دهید که روز بعد در ذهن شما باشد. این مهمترین وظایف را از نظر ذهنی و کارهای مهمتر از ذهن خود در روز بعد بر عهده شما خواهد گذاشت.
تصور کنید که رئیس شما برای جلسه هیئت مدیره آینده به شما ارائه کرده است و شما فقط 3-4 روز فرصت دارید تا آن را آماده کنید. حجم کار زیاد است و شما در حال حاضر چند کار مهم برای انجام این کار دارید. این برای هر کسی وضعیت بسیار استرس زا خواهد بود.
خوشبختانه ، اصل آیزنهاور وجود دارد ! دویت دی آیزنهاور ، رئیس جمهور پیشین ایالات متحده در سخنرانی گفت: وی دو نوع مشکل دارد: مهم و فوری و هر دو با هم متفاوت هستند. براساس این اصل ، یک اپلیکیشن وجود داشت که با نام Priority Matrix ساخته شده است و به شما امکان می دهد تا بین کارهای Do Now و Critical تفاوت قائل شوید.
اساسی ترین فرض مدیریت زمان مؤثر ، تفکیک مهم و مهم است. توجه داشته باشید که مهمترین کارها فوری ترین کارها نیستند و برعکس.
مشکل این است که اکثر ما اجازه می دهیم کارهای فوری بر زندگی ما حاکم شود. اما ، کارشناسان معتقدند که اگرچه هر دو کار فوری و مهم می توانند با هم انجام شوند ، اما ابتدا باید بدون توجه به فوریت آنها روی موارد مهم توجه شود. تمرکز بر روی آنچه می خواهید انجام دهید ، به شما کنترل کامل در زمان خود خواهد داد.
آسانترین راه برای اولویت بندی کارهای خود تهیه لیست کارهایی به صورت روزانه ، هفتگی یا ماهانه بسته به سبک زندگی شما است. موارد را در لیست خود بر اساس اولویت به عنوان زیاد ، متوسط و پایین رتبه بندی کنید. ابتدا بالاترین اولویت ها را اجرا و علامت گذاری کنید.
اگر پروژه هایی را در محل کار انجام می دهید ، می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello یا TimeOn نیز استفاده کنید .این ابزارها از ویژگیهای مفیدی برای کمک به شما در سازماندهی و اولویت بندی کار خود در جهت اهمیت برخوردار هستند. به عنوان مثال ، TimeOn دارای ویژگی های مشخصی است که به شما کمک می کند تا بصری نحوه پیشرفت پروژه ها ، پروژه هایی که باید روی آن کار کنید و پروژه هایی که اکنون در حال ترک آن هستید را به خوبی بصورت منظم ردیابی کنید.
همچنین به عنوان اصل پارتو شناخته می شود ، قانون 80/20 ، هنگامی که برای کار اعمال می شود ، به معنای تقریبی آن است. 20 درصد از کارهای سخت شما 80 درصد نتیجه می دهد. بنابراین ، شما باید 20 درصد در استفاده از بهترین استفاده از وقت خود تمرکز کنید.
مهمترین وظایف خود را مشخص کنید و این پنج مرحله را دنبال کنید:
برای افزایش کارآیی خود ، دستورالعمل 80/20 را در مورد همه وظایف موجود در لیست کارهای خود اعمال کنید.
همه ما تلاش می کنیم همه را یکباره انجام دهیم و تقریباً به هیچ چیز دست پیدا نمی کنیم. افرادی که سعی در دستیابی به اهداف متعدد در یک زمان دارند کمتر اختصاص داده شده بودند و شانس موفقیت کمتری نسبت به افرادی که خود را در هر زمان متمرکز بر یک هدف واحد دارند کمتر داشتند. افراد موفق تا حد امکان فقط بر روی یک چیز متمرکز هستند.
وقتی می خواهیم چند وظیفه ای باشیم ، وظایف مورد نیاز زمان بیشتری را می طلبد و کمتر تولید می شویم. همانطور که احساس فشار می کنیم ، شروع به فکر کردن در مورد سایر موارد غیر مهم مانند مواردی می کنیم که برای مهمانی بخریم ، بحث و گفتگو با همکاران و غیره انجام شود.
همانطور که رابر براندما ، روانشناس و مربی ذهن آگاهی می گوید ، "وقتی صحبت می کنید ، صحبت کنید. وقتی گوش می دهید ، گوش کنید. "لحظه به لحظه حضور داشته باشید تا بتوانید کاملاً روی کار مورد نظر متمرکز شوید. با یک بار انجام یک کار تمرین کنید و سرانجام به روال عادی شما تبدیل خواهد شد.
شما با تصمیم در میز کار می نشینید و مهم نیست که چه کاری انجام دهید. با روشن کردن لپ تاپ خود ، متوجه پیام یک دوست در فیس بوک یا متن در تلفن خود می شوید و آن کار مهم را فراموش می کنید.
خوب ، حواس پرتی اتفاق می افتد و اجتناب از آنها کار سختی است. واقعاً چالش برانگیز است که به طور همزمان بر روی یک کار متمرکز شوید. اما ، این عمل می تواند به شما در رسیدن به همین هدف کمک کند!
ابتدا حواس پرتی های داخلی یا خارجی را شناسایی کرده و علت آنها را مشخص کنید. خستگی؟ کمبود مهارت؟ علت را پیدا کنید و آن را برطرف کنید.
نکات معمول برای جلوگیری از حواس پرتی
نمایندگی یعنی شناسایی اینکه آیا بعضی از وظایف شما توسط دیگران انجام می شود و تعیین آن وظایف به شخص دیگری است. این بخشی از وقت شما را که می توانید به فعالیتهای اصلی دیگر اختصاص دهید ، آزاد خواهد کرد. افراد مناسب را انتخاب کنید که بتوانند با به اشتراک گذاشتن مسئولیتهای خود به بهترین شکل ممکن به شما کمک کنند. آنها باید مهارت ، علاقه ، تجربه و اقتدار لازم را برای انجام کار داشته باشند.
ضمن مشخص کردن وظایف و انتظارات ، خاص و واضح باشید. همچنین ، برای شخصی کردن وظایف محول شده ، به شخصی آزادی دهید. حتماً بررسی کنید که آیا فرد در حال پیشرفت است و در مسیری درست پیش می رود یا به کمک شما احتیاج دارد. در تنظیمات کار ، فهمیدیم که نرم افزار مدیریت پروژه مانند TimeOn می تواند برای مدیریت تیم ها بسیار مفید باشد و اطمینان حاصل شود که همه عملکرد خوبی دارند و در مسیر درست هدایت می شوند. سرانجام ، به شخص بخاطر شغلی که به خوبی انجام داده است پاداش دهید یا از آنها بخواهید در صورت لزوم بهبودهایی کسب کنند.
همچنین ، می توانید از دیگران بخواهید که در انجام سایر کارهای فوری به شما کمک کنند ، و به شما فرصت می دهند تا روی کارهای مهم تمرکز کنید. به عنوان مثال ، به کسی بپردازید تا چمن شما را تمیز کند یا خانه خود را تمیز کند. برای انتقال فرزندان خود به مدرسه خود به کارولپی بپیوندید تا به خودتان فرصت دهید که بتوانید به فعالیتهای دیگر اختصاص دهید.
مراقبت از بدن به شما کمک می کند تا از نظر ذهنی و جسمی جوان شوید. فقط افراد دارای ذهن و بدن سالم می توانند وظایف خود را سریع ، آسان و کارآمد انجام دهند. با برنامه ریزی کارهای اولویت دار در زمان اوج روز ، زمانی که سطح انرژی شما در بهترین حالت باشد ، زمان خود را مطابق ساعت بیولوژیکی خود مدیریت کنید.
اگر در زمان مدیریت بد نیستید ، به مبارزه با خلقی ، خستگی ، استرس و بیماری مکرر دست خواهید یافت. برای جلوگیری از استرس ، تشخیص دهید که شما یک کار را انجام داده اید و آماده هستید تا به مرحله بعدی بروید.
یک مورد که قطعاً می توانیم توصیه کنیم انجام برخی ورزش ها در طول هفته است. هر بار که تمرین را انجام داده باشید ، احساس سلامتی و سلامت بیشتری خواهید کرد - آماده برای مقابله با تمام وظایف خود برای روز.
اگر چیزی واقعاً مهم برای شما پیش نیاید ، تمریناتی را که تحت فشار قرار می دهید "نه" بگویید. درعوض ، انرژی و تمرکز خود را برای فعالیت هایی که برای شما مهم است صرفه جویی کنید و از انجام آن لذت می برید.
زن یا مرد "بله" بودن باعث می شود بیش از حد روی بشقاب خود بیفتید و از کار غرق شوید. این برای هیچ کس فایده ای ندارد. شما تحت فشار قرار می گیرید و مدیر شما به احتمال زیاد از عدم انجام کار به موقع یا به روشی مناسب شکایت خواهد کرد. بدانید که کاملاً درست است که "نه" را به وظایفی که احساس غرق شدن در آنها می شود بگویید.
برنامه خود را قبل از شروع هفته برنامه ریزی کنید. در تلاش برای کمال نباشید زیرا هیچ کس در جهان کامل نیست. درعوض ، تلاشهای خود را بر عالی بودن متمرکز کنید و نگران چیزهایی نباشید که نمی توانید آنها را کنترل یا اداره کنید.
مثبت بمانید و وقتی احساس استرس می کنید ، 10 دقیقه استراحت کنید تا کارهایی را انجام دهید که از آنها لذت می برید. از سلامتی خود مراقبت کنید ، سالم بخورید و بنوشید ، روزانه ورزش کنید ، خوب بخوابید و تا آنجا که می توانید بخندید!
این که آیا شما شروع به مدیریت وقت خود کرده اید یا فقط سعی در برتری در تلاش های مدیریت زمان دارید ، اصول فوق مطمئناً به شما در رسیدن به اهداف خود کمک می کند.
با برنامه ریزی مناسب شروع کنید. سپس بر اساس موقعیت ها وظیفه خود را ساماندهی و اولویت بندی کنید. در اینجا می توانید از قانون 80/20 برای تمرکز بر مهمترین چیزها استفاده کنید. در کنار این ، برنامه هایی واقع بینانه تهیه کنید و یاد بگیرید که برای کارهای مهم "نه" بگویید ، که مهم نیست. همچنین ، اطمینان حاصل کنید که یکبار یک کار را انجام دهید ، از حواس پرتی ها خودداری کنید و خود را سالم و عاری از استرس نگه دارید.
نکته مهم آخر این است که اطمینان حاصل کنید که بین تعهد و علاقه تفاوت وجود دارد.
در طول انقلاب صنعتی و ظهور کار در کارخانه بود که مردم "مجبور بودند یاد بگیرند که ساعتی زندگی کنند نه به وسیله خورشید."
در سال 1911 ، فردریک وینسلو تیلور "اصول مدیریت علمی" را منتشر کرد که یک تئوری مدیریت را ارائه می داد که در آن مدیران کارخانه بهترین روش کارگران را برای انجام کار تجزیه و تحلیل می کردند. آنها سپس آموزش ها و منابع مناسب به همراه مشوق ها را برای بهبود عملکرد فراهم کردند.
سرانجام ، رهبرانی مانند پیتر دراکر تئوریهای مدیریتی فراگیر تری را توسعه دادند که شامل کارمندان یقه سفید نیز می شود. تمرکز اصلی دراکر "نیاز به مدیریت کسب و کار از طریق تعادل در نیازها و اهداف مختلف است ، نه اینکه تکمیل یک موسسه به یک ارزش واحد."
چگونه به نظر می رسد برخی از افراد سه برابر بیشتر از ما انجام می دهند حتی اگر به نظر نمی رسد که بسیار باهوش تر یا سخت تر کار کنند؟
من به شما می گویم این هیچ ربطی به شانس در مقابل سخت کوشی ندارد . آنها با زمان خود باهوش تر هستند و کاری را انجام می دهند که در یک هفته کاری انجام دهند که بیشتر از همه در هفته انجام دهند.
فیلم ها ، مقاله ها ، برنامه ها و کتاب های مدیریت زمان شخصی برایان تریسی ناشی بسیار وجود دارد. اگر نمی دانید او کیست ، او یک فروشنده ، سخنران و رهبر فکر توسعه شخصی بسیار موفق است که به عنوان ترک تحصیل در دبیرستان شروع به کار کرد.
مدیریت زمان مهارتی نیست که ما معمولاً در حال رشد آن هستیم ، بنابراین توسعه یک رویکرد سازمان یافته برای مطالعات شما فرصتی برای یادگیری چگونگی کارآمد تر است.
ارزشمندترین منبعی که در امتحانات امسال دارید برای کدام یک است؟ چرا ، البته! شما فقط تعداد زیادی از آن را دارید و گاهی اوقات احساس می کنید که فقط توسط آن پرواز می کند. بیا وقت امتحان ، دانشجویان اغلب تعجب می کنند که همه زمان ها کجا رفته اند. سپس در سایر مواقع احساس می کنید روز هرگز به پایان نمی رسد. نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشید این است که در هر روز 24 ساعت وجود دارد و این برای همه یکسان است. از آنجا که هیچ دانشجویی بیشتر از یک زمان دیگر ندارد ، گاهی اوقات مدیریت خوب می تواند همه تفاوتها را در دستیابی به نتایج کنکور عالی ایجاد کند. این مهارت دیگری است که با بزرگ شدن به ما آموزش داده نمی شود ، اما اکنون زمان آن فرا رسیده است که شما یاد بگیرید که چگونه وقت خود را کنترل کنید - و چگونه آن را عاقلانه خرج کنید. اگر بتوانید به این هدف دست یابید ، می توانید مطمئن شوید که زمان صرف تحصیل بیشترین میزان یادگیری ممکن را به شما می دهد.
اگرچه ممکن است بعضی وقت ها احساس اتلاف وقت کند ، در حالی که برای برنامه ریزی روز خود چند دقیقه وقت می گذارید صرفه جویی زیادی در وقت می کنید. در زیر برخی از دلایل زیادی که ممکن است بخواهید یاد بگیرید چگونه زندگی روزمره خود را برنامه ریزی کنید و در مطالعات خود سازمان یافته شوید:
این به اولویت بندی کمک می کند - جدول بندی مناسب به شما کمک می کند تا ابتدا از وظایف مهم و فوری مراقبت کنید .
پیام واضح تاکنون حاکی از آن است که سازماندهی خوب کلید موفقیت دانش آموز موفق است. شما باید به من اعتماد کنید وقتی به شما می گویم که یک رویکرد سازمان یافته برای تحصیلات شما به این معنی است که شما باید در طول سال آینده کمتر کار کنید. با سازماندهی بهتر ، شما از روز اول در صدر موارد قرار خواهید گرفت و دیگر نیازی به وقت امتحان کردن ندارید. می دانم که خیلی راحت به نظر می رسد ، اما واقعاً راز موفقیت است.
من بهترین رویکرد را یافتم که اهداف شما را به سه نوع مختلف تقسیم کند: کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت . یک روش عالی برای توصیف دانش آموزان می تواند به عنوان اهداف روزانه ، هفتگی و ترم باشد. شما می توانید این موارد را در برنامه ریز مطالعه خود ثبت کنید ، با این که اهداف روزانه کاملاً تفصیل و اهداف کلی تر و کلی تر از مطالعات خود هستند:
به یاد داشته باشید ، وقتی صحبت از مطالعه می شود ، یک جدول زمانی واقعی واقعاً مهم است. یک برنامه زمانی بیش از حد خواستنی باعث ایجاد استرس برای شما می شود و کار پیش از آنکه بدانید جمع می شود. بنابراین آن را ساده نگه دارید و طبق زمان موجود برنامه ریزی کنید - مطمئن شوید که خودتان را بیش از حد اضافه نکنید. در نتیجه شما یک دانش آموز بهتر و پربازده تر خواهید شد.
هنگام تهیه جدول زمانی خود نکات زیر را در نظر بگیرید:
هر روز از یک لیست کارها استفاده کنید. شب قبل آن را آماده کنید.
این سؤالی است که هر دانش آموز در مقطعی از تحصیلات خود از آن سؤال می کند. نگرانی همکلاسی هایی که ادعا می کنند تمام شب از تحصیل بلند می شوند ، نگران است. باید به خاطر داشته باشید که این میزان زمان صرف مطالعه نیست بلکه کیفیت مطالعه است که مهم است. توجه به این نکته نیز ضروری است که هیچ کس برای همه جواب نمی دهد. برخی از دانشجویان به طور مؤثرتر از سایرین درس می خوانند و نیازی به گذراندن مدت طولانی برای تحصیل نخواهند داشت. هر دانش آموز برخی از موضوعات را دشوارتر از سایرین می داند و مجبور است وقت بیشتری را برای تسلط بر آن بگذراند. مثل همیشه ، بهتر است روی نیازها و توانایی های خود متمرکز شوید. هدف شما باید این باشد که روشهای مطالعه خود را بهبود ببخشید تا بتوانید نتایج کار خود را به حداکثر برسانید.
قبل از اینکه به مدت زمانی که برای تحصیل می خواهید بگردید نکات زیر را بخاطر بسپارید:
هر دانش آموز متفاوت است ، اما در زیر یک راهنمای نادرست برای چند ساعت باید هر روز برای مشق شب و تحصیل در کنار هم باشد. به یاد داشته باشید ، برای کشف اینکه چه چیزی برای شما مناسب است ، آزمایش لازم است. زمان تحصیل شما بیشتر از همه باید متناسب با نیازها و اهداف دانشگاهی شما باشد:
این فقط یک راهنمایی خشن است که باید مطابق با شرایط شما تنظیم شود. البته باید ساعات نزدیک به زمان امتحان افزوده شود تا شما را در زمینه بازنگری اضافی یا کارهای پروژه یاری کند و هر دانشجو بسته به انتخاب موضوع و اینکه تاکنون چقدر آماده سازی انجام شده مقدمات مختلفی برای تکمیل داشته باشد.
بسیاری از دانشجویان گذشته من معتقدند که ایجاد جدول زمانی مطالعه خود یکی از بهترین اقداماتی است که آنها برای بهبود نتایج کنکور انجام داده اند. آنها ناگهان احساس کنترل و بیشتر مطالعات خود کردند. آنها اکنون یک ساختار مناسب برای هدایت هر روزشان داشتند. آنها گفتند که سرانجام بیشترین استفاده را از وقت خود کردند . مهمتر از همه ، هر دانش آموز به من می گوید که این کمک کرده است که تعادل مناسب تحصیل و زندگی به آنها داده شود - چیزی که دستیابی به موفقیت در طی مجوز ترک یا مجوز خرد دشوار است.
آمادگی برای دستیابی به بیشترین استفاده از روز مدرسه ضروری است. من اکیداً به شما توصیه می کنم که نیم ساعت اول عصر خود را صرف یادداشت و تجدید نظر در مورد موضوعات اصلی در کلاسهای خود در آن روز کنید. این امر نه تنها به تقویت مفاهیم کلیدی از هر کلاس کمک می کند ، بلکه زمینه های بالقوه ضعف را نیز برجسته می کند ، جایی که شما نیاز به مطالعه اضافی برای درک کامل مسائل دارید. همیشه با موضوعی که ترسیده اید یا مشکل پیدا کنید ، شروع کنید. نه تنها قبل از خستگی بیش از حد از آن خارج خواهید شد بلکه با این توجه اضافی متوجه خواهید شد که هر بار موضوع را بیشتر می فهمید و حتی ممکن است رشد کند که آن را دوست داشته باشید.
الف) تکالیف خانه
ب) تکالیف کار مداوم
ج) مواد جدیدی که در هر موضوع پوشانده شده است
د) تجدید نظر عمومی برای امتحانات یا تجدید نظر در مطالب قبلاً پوشش داده شده.
از این جدول می‌توانید برای برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی و ماهانه زندگی و مسائل کاری استفاده کنید. سایز A4 و مناسب برای مایکروسافت ورد نسخه 2007 به بالا (سازگار با ورد 2013 و نسخه‌های بالاتر).
هر شخصی در زندگی اهداف مختلفی دارد و برای رسیدن به همه کارهایش ( شغل ، تفریح ، خودش ، خانواده ، خرید ، کارهای متفرقه و … ) باید برنامه ریزی کند تا بتواند به همه انها برسد. در این بخش چند ترفند و راهکار برای یک برنامه ریزی روزانه موفق را برای شما بیان می کنیم.
در این بخش 6 مرحله برای یک برنامه ریزی موفق را به شما معرفی می کنیم. سعی کنید برای خودتان جدول کشیده و برنامه های کوتاه مدت و بلند مدتتان را به ان اضافه کنید.
شما برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه موفق باید فهرستی از کارهای هرروزتان تعیین کند. مثلا امروز میخواهید به دانشگاه بروید ، به خرید بروید یا … . همچنین زمان تقریبی ان را هم باید پیش بینی کرده و تعیین کنید تا بتواند به همه کارها با هم برسید. البته یادتان باشد همه کارها را نباید برای امروز بگذارید و بین روزهای هفته تقسیمش کنید.
برای هرروز باید زمان استراحت و تقریح را هم به اندازه کافی بگذارید. همه کارهایی را که انجام می دهید دقیق یادداشت کنید. همچنین باید یادتان باشد که به زمان های آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام می‌دهید، توجه کنید. فهرستی از همه‌ی فعالیت‌های‌تان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید. زمان استراحت نه باید ان قدر زیاد باشد که به هیچ کار نرسید و نه انقدر کم که خسته و افسرده شوید.
هر شخصی در یک زمان بهره وری بیشتری دارد و میتواند کارهایش را مفید تر انجام دهد. شما باید این زمان را تشخیص داده و کارهای مهم را برای ان زمان بگذارید . همچنین ترتیب انجام کارها در آموزش برنامه ریزی روزانه اهمیت زیادی دارد. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین بهرهوری را دارید. بیشتر افراد صبح‌ها بهتر کار می‌کنند و بعدازظهر‌ها را به دیگر کارها می پردازند.
عادت های خوب و بد نقش مهمی در رسیدن یا نرسیدن به اهداف شما دارند. گاهی عادت های بدی داریم که اجازه نمیدهد به بقیه اهداف برسیم یا مثلا ما را از شاد بودن دور می کند یا … . همچنین برخی عادات هستند که سرعت ما را در رسیدن به اهدافمان بیشتر می کند. شما باید عادت های بد و خوب را شناسایی کرده ، سپس عادت های بد را کاهش داده و عادت های خوب را تقویت کنید.
ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را برای انجام کار مورد علاقه تان بگذارید در حدی که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدت تان دیگر انرژی نداشته باشید.
در برخی موارد هم چنان غرق در کارتان و تأمین خواسته‌های دیگران می‌شوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیب‌رسان هستند. پس مهم است که بدانید عادت‌های‌تان چطور بر زندگی شما تأثیر می‌گذارند.
آموزش برنامه ریزی روزانه نباید اجازه دهید که وقتتان هدر برود . تفریح کردن با هدر دادن وقت فرق دارد. گاهی تفریح میکنیم تا خستگی مان در رود و انرزی بگیریم تا دوباره سراغ برنامه ریزی مان برویم . اما گاهی واقعا وقتمان هدر می رود.
مسلما بسیاری از کارهای ما هدر دادن وقتمان است. برخی از آنها الزامی است و نمی شود حذفش کرد. مثل رفت‌و‌آمد به محل کار یا مراجعه به اداره ای خاص در شلوغ ترین ساعت روز . برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقت‌های تلف شده‌تان انجام بدهید، مثلا می‌توانید صبحانه تان یا چک کردن ایمیل تان یا … را در این ایام انجام دهید.
برنامه هر روز را دیشب بریزید. تا از اول صبح شروع به انجام برنامه روز مره تان کنید. نه اینکه تازه صبح پاشوید و انرزی تان را صرف برنامه ریزی کردن کنید. بهتر است از پیش برای روزتان برنامه ریزی کنید. اگر تجربه‌ای در برنامه ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول می‌کشد تا از عهده‌ی یک برنامه ریزی خوب و بی‌نقص بربیایید. بهتر است یک برنامه موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید.
امیدواریم از اطلاعاتی که در این بخش درباره روشهای برنامه ریزی و آموزش برنامه ریزی روزانه تقدیمتان کردیم بهره مند شده باشید. تا زمانی که هدف نداشته باشید و برنامه ریزی نکنید نمیتوانید پیشرفت کنید.
source : keramatzade
تمامی حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به گروه تحقیقاتی و آموزشی کرامت زاده می باشد و هرگونه کپی برداری غیر اخلاقی بوده و پیگرد قانونی دارد
طراحی سایت و سئو توسط گروه تخصصی آرمانیک | مشاوره تبلیغات اینترنتی توسط مدیر وب
-میلیاردی.jpg-1.jpg)
-میلیونی.jpg)
-برای-اهداف.jpg)
-میلیاردی.jpg)
 و شکست.jpg)
-جذب-ثروت-1.jpg)
1569580170.jpg)
1569580192.jpg)
-ثروت.jpg)
-توانستن-است.jpg)
